System porządkowania dokumentów

Każda firma ma przymus dokonania inwentaryzacji co najmniej raz w roku albo także sprawdzenia dokumentacji bieżącej pod kątem braków. W wielu przedsiębiorstwach ciągnie się to tygodniami, bowiem dokumenty nie są prawidłowo przechowywane. Co robić, aby mieć porządek w dokumentacji? Oczywiście można wprowadzić obowiązek segregowania dokumentów już przez pracownika, który je wystawia albo otrzymuje. W taki sposób wszelki pracownik będzie odpowiedzialny za własne dokumenty i w razie ich zagubienia lub położenia w nieodpowiednie miejsce on będzie za nie odpowiadał. Warto również wprowadzić jakiś system porządkowania dokumentów. Do tego celu przydadzą się teczki, notesy lub nawet segregatory i koszulki foliowe. Dzięki chowaniu dokumentów przypisanych do jednego klienta do jednej teczki wszelki pracownik znajdzie bez problemu historię współpracy z tym klientem, nawet jeżeli wcześniej zajmował się nim inny pracownik. Dokumenty ogólne, które przychodzą do firmy takie, jak na przykład rachunki za media można trzymać w jednym segregatorze, który co roku będzie zmieniany na nowy. Dzięki temu bardzo prosto będzie podsumować koszty prowadzenia działalności oraz w wypadku kontroli pokazać,iż posiadamy wszystkie niezbędne dokumenty oraz prowadzimy ich rozliczenie zgodnie z kwotami podanymi w rachunkach. W taki sposób można zachować nie tylko porządek w dokumentach, lecz też wykazać przed jednostkami kontroli, iż przedsiębiorstwo jest zorganizowane i dba o dokumentację. Także klient będzie miał lepszą opinie o firmie, jeśli zobaczy, że jego dokumenty są trzymane osobne, a nie w jednej wielkiej kuwecie wraz z innymi danymi. Każda firma ma inny sposób segregowania dokumentów, jednak podstawą są teczki, segregatory czy nawet podpisane koperty.